Output Management – Definition, Vorteile & Software

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Kommunikation über immer mehr Kanäle anzubieten und entsprechend anzupassen. Output-Management-Lösungen können dabei eine wichtige Unterstützung bieten. Dies führt zu einer veränderten Sichtweise auf Output Management. Lag der Fokus in der Vergangenheit auf der kosteneffizienten Erstellung von Papierpost, so rücken heute die Nutzung verschiedener Kommunikationskanäle und die Unterstützung von Prozessen, insbesondere in der Kundenkommunikation, in den Vordergrund.

Aufgaben des Output Management Systems

Die Hauptaufgabe eines Output Management Systems besteht darin, Inhalte (Content) passend zu formatieren und über die richtigen Kanäle im angemessenen Layout (Corporate Design) an die Zielgruppe zu senden, um nachhaltige Kundenerfahrungen zu ermöglichen.

Das Output Management System ist auch für die Optimierung interner Arbeits- und Organisationsprozesse von großer Bedeutung. Als unternehmensweite Lösung agiert es wie eine zentrale Schnittstelle, die alle im Unternehmen erstellten Inhalte bündelt und in effektive Kundenkommunikation umwandelt. Dabei können alle Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen und Kosten genutzt werden.

Die Aufgaben des Output Management Systems sind vielfältig und basieren auf dem übermittelten Content und den dazugehörigen Auftragsdaten:

• – Content-Sammlung: Empfang, Aufbereitung/Konvertierung und Verarbeitung des von einem oder mehreren Systemen erstellten Contents.
• – Omnichannel-Ausgabe: Aufbereitung des Contents in die benötigten Formate (z.B. HTML, PDF/UA, Druckformate usw.), um alle verbundenen Ausgabemedien und -kanäle zu bedienen.
• – Flexible Output-Steuerung: Basierend auf Auftrags- und Kundendaten für digitale/analoge Kanäle, digital ausfüllbare Formulare, barrierefreie Kommunikation, Erzeugung dynamischer Barcodes & QR-Codes zur Prozesssteuerung usw.
• – Umfangreiche Integrationen: Integration des OMS in die IT-Infrastruktur für Prozesssteuerung, Monitoring, Business Intelligence, Statistiken, Überwachung (Closed Loop) usw.
• – Sendungsoptimierung: Besonders bei Postversand durch Porto- und Versandoptimierung sowie DV-Freimachung erhebliche Einsparungen.
• – Verarbeitung unterschiedlicher Input-Formate: AFP-, PDF-, PCL-, SAPGOF-Datenströme.

Mit einem solchen System können Sie eine detailreich und kundenindividuell gesteuerte Kommunikation realisieren und effizient betreiben. Dies ist entscheidend, um auch zukünftig eine positive Kundenerfahrung zu schaffen und die Kundenbindung zu stärken.

Aus der internen Sicht des Fachbereichs bleibt das Output-Management-System weitgehend unsichtbar. Nach dem letzten Klick, der die fachliche Bearbeitung abschließt, ist die Arbeit getan. Das System übernimmt die genannten Aufgaben und sorgt für eine gelungene Außendarstellung.

Herausforderungen eines Output Management Systems

Die immer wiederkehrende Entscheidung, welche Vorlagen für die Erstellung spezifischer Dokumente verwendet werden sollen, kann eine Herausforderung darstellen. Es ist wichtig, ein Design zu haben, das das Corporate Design des Unternehmens widerspiegelt. Da die Dokumentenerstellung und das Design mit Hilfe von Vorlagen (Templates) erfolgen, muss jemand mit technischem Know-how sicherstellen, dass die Umsetzung des Designs den Vorstellungen des Designers entspricht.

Ideal wäre ein Template-Design mit einfach zu bedienenden Vorlagen, die für jeden zugänglich sind. Hier liegt eine große Herausforderung: ein solches Vorlagendesign zu entwickeln, das ohne umfangreiche Vorkenntnisse nutzbar ist. Eine weitere Schwierigkeit stellt die Integration unterschiedlicher Datenquellen wie ERP–Systeme, ECM–Systeme, SQL–Datenbanken oder Office-Dokumente dar.

Was sind Vorteile einer Output Management Software? 

Output-Management-Systeme bieten zahlreiche Vorteile:

• – Effizienzsteigerung: Sie automatisieren und vereinfachen den Prozess der Dokumentenerstellung und -verteilung und sparen so Zeit und Ressourcen.
• – Konsistenz und Compliance: Durch die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Designstandards sorgen sie für einen konsistenten Markenauftritt und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• – Verbesserte Kundenkommunikation: Sie ermöglichen eine zielgerichtete und personalisierte Kundenansprache über verschiedene Kanäle hinweg.
• – Kosteneinsparungen: Sie reduzieren Druck- und Versandkosten durch effizientere Prozesse und digitale Distributionsmöglichkeiten.
• – Fehlerreduktion: Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler bei der Erstellung und Verteilung von Dokumenten.
• – Schnellere Reaktionsfähigkeit: Sie ermöglichen eine schnelle Anpassung an veränderte Marktbedingungen oder Kundenanforderungen.
• – Integration in bestehende Systeme: Sie lassen sich leicht in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren und unterstützen so bestehende Arbeitsabläufe.
• – Zugänglichkeit und Barrierefreiheit: Die Möglichkeit, Dokumente in verschiedenen Formaten für unterschiedliche Bedürfnisse zu erstellen, erhöht die Zugänglichkeit.
• – Datensicherheit: Durch kontrollierte Verteilungsprozesse wird die Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten erhöht.
• – Umweltfreundlichkeit: Durch die Förderung digitaler Prozesse tragen sie zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei.

Diese Vorteile machen Output-Management-Systeme zu einem wertvollen Werkzeug für Unternehmen, um ihre Dokumentenverwaltung und Kommunikation effizient und effektiv zu gestalten.

Wie entwickelt sich das Output Management? 

Der Wandel im Bereich des Output Managements, der sich schon vor einigen Jahren abzeichnete, setzt sich weiter fort. Dieser Wandel wird insbesondere durch die zunehmende Bedeutung elektronisch versendeter Geschäftsdokumente angetrieben, was den Markt vielfältiger, aber auch komplexer macht. Die Anpassung des Managements der Datenausgabe ist daher von zunehmender Bedeutung, auch im Hinblick auf die Einhaltung bestimmter Standards wie dem PDF/A-Standard.

Experten sind sich einig, dass der Markt für Output Management auch in Zukunft bestehen bleibt, da die Entwicklung kontinuierlich fortschreitet. Ein Beispiel hierfür sind die E-Briefe der Post, die zeigen, dass sich die Kommunikationskanäle ständig weiterentwickeln und nicht an einmal erreichten Standards festhalten. Mit der sich verändernden und beschleunigenden Kommunikation muss auch das Output Management kontinuierlich angepasst werden, wobei Innovationen in diesem Bereich zu einem ständigen Begleiter der Unternehmen werden.

Früher wurden Geschäftsdokumente einzeln erstellt und gedruckt. Jeder Mitarbeiter hatte einen Drucker an seinem Arbeitsplatz, und die Dokumente mussten manuell kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht werden. Heute nutzen Unternehmen Managed Document Services, bei denen Briefe einzeln erstellt und gesammelt (gespoolt) werden. Sie werden über einen großen Datenoutput produziert. Moderne Output Management Software nutzt dabei die von Windows bereitgestellte Druckertreiberschnittstelle und berücksichtigt zusätzlich dezentrale Anwendungen, die aus verschiedenen Dateiformaten stammen.

Für die Nutzung dieser Systeme sind Online–Integrationen unerlässlich, einschließlich der oben erwähnten Druckertreiber-Integrationen und anderer Varianten. Diese müssen integriert werden, um jede Art von Datenausgabe verarbeiten zu können. Die eingesetzte Software fungiert letztlich als eine Art zentrale Steuereinheit, die verschiedene Ein- und Ausgabedaten handhaben kann. So entsteht ein Massen-Output, der über alle gängigen Kanäle verteilt und dennoch individuell gestaltet werden kann. Output Management hat also eine beeindruckende Entwicklung hinter sich.

Fazit – Output Management und Dokumentenmanagement

Im Unternehmensalltag ist es, wie bei vielen anderen Prozessen, auch beim Output Management notwendig, dass verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten und sich abstimmen. Es ist daher verständlich, dass Lösungen im Bereich Output Management eine enge Zusammenarbeit mit dem Dokumentenmanagement erfordern. In der Vergangenheit wurden einzelne Bereiche oft isoliert betrachtet und eingesetzt – ein Ansatz, der sich in der Praxis als falsch erwiesen hat. Denn Geschäftsprozesse sind weder nachhaltig noch durchgängig, wenn sie isoliert voneinander betrachtet und umgesetzt werden. Stattdessen ist eine stärkere Verzahnung der einzelnen Prozesse erforderlich, die auch End-to-End-Prozesse umfasst. Das Dokumentenmanagement muss mit dem Outputmanagement Hand in Hand gehen, wobei auch das Inputmanagementsystem eine Rolle spielt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt, der nicht vernachlässigt werden darf, ist die Trennung von Daten und Layout. Diese Trennung ist in vielen Fällen nicht sinnvoll. Dies betrifft insbesondere das Thema Responsive Design. Hier stehen viele Unternehmen noch am Anfang. Langfristig wird es für Unternehmen unumgänglich sein, alle Prozesse transparent und flexibel zu gestalten. Grund dafür ist der Wandel der Gesellschaft und der Zielgruppen, die sich immer mehr an digitale und elektronische Medien anpassen. Die Welt wird schnelllebiger und Kommunikation muss in Echtzeit stattfinden. Ein Beispiel dafür ist der E-Postbrief, der in vielen Fällen den traditionellen Briefträger ersetzt oder zumindest ergänzt.